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Saiba como aumentar a eficiência da TI da sua empresa

Gestão de TI

Saiba como aumentar a eficiência da TI da sua empresa

Mais do que investir em recursos e serviços tecnológicos, as empresas agora estão voltando suas atenções para o desafio de encontrar medidas e soluções que aumentem a eficiência da TI sem elevar os custos.

É sobre isso que vamos refletir neste artigo. Você vai ver, a seguir, algumas dicas para garantir que os investimentos de TI do seu negócio sejam efetivos e garantam o sucesso desejado. Acompanhe!

O que é eficiência de TI?

Para início de conversa, vamos delimitar a eficiência de TI para além da garantia de bons resultados com os recursos e serviços contratados. Mais do que meramente trazer melhorias técnicas, hoje a tecnologia deve impactar positivamente os negócios em todas as suas dimensões (operação, vendas, relacionamento com públicos de interesse etc.).

Colaboratividade

Um grande desafio das empresas hoje é deixar de ver a TI como “apertadora de parafusos”. Não dá mais para ver o pessoal de tecnologia somente como responsável por manutenção de computadores ou suporte aos usuários. É preciso ir além quando se tem a eficiência como foco.

A TI também tem obrigação de se reinventar, ganhar mais tempo para o que vai gerar maior valor agregado para empresa, se tornar mais colaborativa com o negócio. Ou seja, atuar com mais profundidade em tudo que aumenta faturamento, diminui custos e reduz riscos.

Segurança da informação

Também é fundamental ter em mente que a eficiência de TI tem de ser sempre equilibrada com a segurança da informação, pois o aumento da produtividade, por exemplo, pode ampliar a exposição às vulnerabilidades na rede de computadores.

Manter os dados corporativos sempre seguros, aliás, é a preocupação de dez em cada dez organizações hoje. Segundo o relatório anual Norton Cyber Security Insights, o Brasil está entre os países mais afetados por ataques cibernéticos. Em 2016, os prejuízos gerados por crimes virtuais giraram em torno de 10,3 bilhões de dólares!

Estratégia global

Outro ponto interessante para se ter em mente é que a TI, por si só, não resolve todos os desafios de uma empresa. Ela deve estar no meio, no entanto, permeada de ações de gestão que visem expansão de mercado de forma sustentável.

A eficiência de TI, em suma, deve vir aliada de uma visão empresarial que coloque a tecnologia como parte de uma estratégia global.

Por exemplo, um sistema, seja ele qual for, não pode mais ser tratado como a solução para falta de processos. Ele deve vir ao encontro dos processos existentes, suportá-los, otimizá-los, dar visibilidade, capturar memória técnica dos colaboradores etc.

Como potencializar a eficiência da TI da sua empresa sem gastar muito dinheiro?

É um engano acreditar que para obter eficiência de TI as empresas precisam gastar muito dinheiro. E é isso que queremos provar, nos tópicos a seguir. Veja, agora, algumas dicas para tornar a tecnologia mais eficiente no seu negócio:

Eleve a gestão da TI a um patamar mais estratégico

A TI está no centro dos processos corporativos. Então, é uma área que deve conhecer bem a cultura organizacional e as demandas das áreas e usuários. Logo, é fundamental promover sua integração aos objetivos e estratégias de negócios da companhia.

E isso tem a ver com uma grande mudança de mentalidade. É entender, por exemplo, como as tecnologias podem suportar os negócios ou quais tendências, no ambiente tecnológico, que podem influenciá-los. Daí a importância do intercâmbio de ideias entre executivos da alta hierarquia (sempre focados em resultados financeiros) e os profissionais do departamento de tecnologia.

Por outro lado, o time de TI deve estar sempre antenado no que está chegando no mercado, o que está sendo desenvolvido pelos grandes players que poderia ser usado para a inovação ou gestão de riscos na empresa.

Ao elevar a gestão de TI a uma atuação mais estratégica, a empresa passa a ser menos reticente na hora de investir em recursos e serviços para proteger os dados, elevar a performance, garantir disponibilidade das aplicações etc. E isso só pode resultar em mais competitividade e geração de valor para o negócio.

Reduza a dependência da TI em infraestrutura

Tornar a TI mais eficiente é também trabalhar para que o time de tecnologia fique o menos dependente possível da infraestrutura interna. Não dá mais para perder muito tempo com longos períodos de implementação de softwares e hardwares.

Com a computação em nuvem, já é possível obter os recursos necessários de forma virtualizada. E isso, além de facilitar o dia a dia dos profissionais de TI, também ajuda a reduzir custos, dá mais escalabilidade e flexibilidade.

Ao contar com servidores virtualizados, por exemplo, a empresa tem mais garantias de disponibilidade e performance, pois essa é uma preocupação do provedor do serviço — ele tem o arcabouço tecnológico para garantir o que prometeu em contrato e pode emitir relatórios periódicos que ajudam a mensurar o retorno sobre os investimentos (ROI).

Ao reduzir o tempo que os colaboradores passam trabalhando com a infra, é possível otimizar a rotina operacional para uma atuação mais voltada a encontrar soluções inovadoras para o negócio.

Padronize os processos de TI com moderação

Padronização excessiva pode “engessar” os negócios. Sempre há necessidades novas, esporádicas que não fazem parte do padrão. Quando falamos em eficiência em TI, flexibilidade e agilidade combinadas com segurança são temas prioritários.

A TI deve oferecer flexibilidade, agilidade e escalabilidade, com a devida segurança, porque o mundo dos negócios evolui muito rápido.

Todos esses atributos são fundamentais para o ambiente e os sistemas de TI, e devem ser combinados para proporcionar competitividade a empresa. Os padrões devem ser pensados englobando possíveis alterações mercadológicas do ambiente econômico em que o negócio está inserido. Por isso, os processos e suas padronizações devem levar em consideração a flexibilidade e a segurança de que sua empresa requer enfrentar cenários favoráveis ou desfavoráveis economicamente.

Padrões e processos que não são pensados com a devida flexibilidade que o ambiente de negócios demanda, podem tornar a empresa lenta e ineficiente.

É fundamental, portanto, padronizar processos com orientação para o negócio. Qualquer empresa tem de se preocupar em ter agilidade suficiente para atender o mercado. E o mercado pede muito mais agilidade e proatividade do que organização.

Melhore a gestão de help desk

O help desk também é um processo fundamental na eficiência de TI. É nele que são identificadas as causas raízes dos problemas técnicos que a empresa sofre em seu dia a dia. Somente a partir dessa visibilidade que a TI pode sanar esses problemas de uma vez por todas.

Portanto, é muito importante que a gestão de help desk esteja sempre na linha de visão dos gestores de TI e de negócios. E não basta apenas ter um bom sistema de help desk: é preciso que as funcionalidades do software estejam alinhadas com os processos organizacionais, bem como ter uma equipe treinada para definir prioridades de atendimento e resoluções rápidas às demandas.

Dimensionar e mensurar os resultados obtidos com o help desk (quantitativos e qualitativos) também são pontos que colaboram para a eficiência de TI. E servem para que o gestor de tecnologia consiga demonstrar o valor da área para a diretoria da empresa.

É preciso considerar que a eficiência de TI também continua sendo sinônimo de uma excelente gestão de suporte.

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