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De que maneira a TI pode aumentar a produtividade empresarial?

Gestão de TI

De que maneira a TI pode aumentar a produtividade empresarial?

Não faz tanto tempo assim que a TI desempenhava apenas um papel secundário dentro de uma empresa: era o setor responsável por manter tudo funcionando e pouco lembrado nas reuniões estratégicas.

Essa realidade, porém, vem mudando muito — e rápido. Com a busca por novas oportunidades e para acompanhar um mercado baseado em experiência e otimização, empresas de todas as áreas precisam incorporar a TI em suas decisões de negócio.

Para ajudar você a entender ainda mais como funciona essa relação entre TI estratégica e produtividade empresarial, preparamos este artigo para discutir mais sobre o assunto.

A TI como posicionamento estratégico

O primeiro passo para um gerente de TI conseguir mudar o papel da sua equipe dentro da empresa é entender a importância da sua própria posição para o futuro do negócio.

O setor já foi visto, por muito tempo, como um mal necessário — um gasto ao invés de um investimento. Essa visão vem mudando na marra em muitas empresas que percebem, com atraso, as necessidades do mercado, terminando atrás dos concorrentes em eficiência, produtividade e otimização da operação.

Todas essas questões são tratadas pela TI e o responsável por ela deve ser envolvido nas questões relativas a inovação e implementação de soluções de negócio realmente relevantes. Esse é o poder que a tecnologia da informação deixa nas mãos do profissional especializado para buscar mais voz na diretoria.

Se é você quem mantém o sistema onde as metas são avaliadas, estabelecidas e trabalhadas; se você mantém a coleta de dados e gerencia a atividade de toda a empresa, é a pessoa perfeita para acrescentar muito mais valor estratégico ao planejamento para o futuro.

O estabelecimento de metas e análise de indicadores

Falando do lado estratégico da TI para o aumento da produtividade empresarial, são nas metas e nos indicadores de performance que o seu setor pode unir planejamento, decisões de negócio e execução.

O trabalho da TI estratégica começa em entender a essência do negócio e saber o que medir (como o próximo objetivo a ser atingido, o valor agregado de cada meta, custo e retorno de investimento). Como todas essas informações vêm do sistema (ou poderiam vir), é muito mais fácil colaborar de maneira a tornar os indicadores visíveis e passíveis de análise. Uma área que tem a necessidade de entender o negócio como um todo, como poderia ser uma TI estratégica, pode contribuir com as outras áreas no desenvolvimento de indicadores que possuem o foco no negócio.

Os sistemas costumam ser amplamente conhecidos pelos profissionais de TI, fator importante para entender quais os dados de cada área que trafegam e que são gerados neles. Dessa forma, a TI pode auxiliar a trazer informações estratégicas para a empresa através do cruzamento desses dados.

A produtividade, nesse caso, está atrelada à sua capacidade de separar os valores que são realmente importantes e otimizar sua coleta e interpretação de dados. Poucos indicadores significam funcionários trabalhando às cegas e objetivos mal formulados, enquanto muitos indicadores podem confundir e sobrecarregar toda a empresa.

O papel da TI estratégica é encontrar o que é relevante dentro da operação e mediar o uso desses dados em todos os âmbitos produtivos. 

Os recursos da TI para o aumento da produtividade empresarial

Existem várias ferramentas e recursos que a equipe de TI pode oferecer para aumentar a produtividade, gerar estratégias mais eficientes e aumentar a competitividade da empresa no mercado. Veja alguns exemplos:

CRM

Os softwares e sistemas de CRM são uma saída integrada para centralizar e incrementar a gestão de clientes dentro de uma empresa. Adotar uma solução do tipo automatiza diversos processos ligados ao relacionamento com o público e nutre o seu próprio sistema com vários dados valiosos para a criação de novas estratégias.

Monitoramento

Quando falamos em definir indicadores de performance, a equipe de TI não pode se contentar com a captação de dados, mas sim com uma forma automatizada e eficiente de análise desses elementos.

O monitoramento constante do sistema pode ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade, através da identificação de gargalos de produção e encontro de oportunidades para novos investimentos em automação e otimização de processos. Para que isso de fato aconteça é necessário criar uma cultura analítica dentro da TI, não somente através da análise dos sistemas, mas dos dados e informações de negócios que são gerados por eles.

Segurança

Se a TI é vista como um mal necessário, a segurança de dados e informações é ainda mais tratada como custo indesejado, o que leva os ambientes tecnológicos a serem vulneráveis contra ameaças e pouco preparados para lidar com crises.

É responsabilidade dos gestores de TI mostrar aos demais gestores da organização que as ameaças cibernéticas causam danos bastante conhecidos ao negócio, como lucros cessantes, prejuízos financeiros e passivos judiciais (no caso de vazamento de dados sensíveis). Um único erro pode comprometer a empresa severamente e, em alguns casos, até mesmo levá-la a falência.

Dessa forma, podemos afirmar que a segurança também é uma questão estratégica. Proteger dados garante a produtividade, rentabilidade e continuidade do negócio. Os gestores de TI devem se preocupar em oferecer um ambiente tecnológico seguro, estável e confiável para toda a empresa, além de analisar, constantemente, todo os ecossistema do negócio (cadeia de suprimentos, filiais, parceiros, franqueados etc.), pois um elo fraco da cadeia pode comprometê-la como um todo.

Se o sucesso de sua empresa também está relacionado ao seu ecossistema de negócios, seus riscos também estão.

Cloud Computing

A nuvem hoje é o principal recurso para uma TI que busca esse tipo de performance estratégica e, assim, aumentar a produtividade empresarial. Cabe ao gerente responsável pelo sistema encontrar serviços ou parceiros que atendam à sua demanda por nuvem da melhor forma possível, com um sistema robusto e flexível.

A importância da disponibilidade e a performance do sistema

É por isso que separamos um tópico para falar apenas de disponibilidade e performance. Para que uma empresa trabalhe bem, seu ambiente tecnológico como um todo, abrangendo sistemas, dados e informações, devem estar disponíveis o maior tempo possível, no maior número de terminais (seja em computadores da empresa, notebooks, celulares corporativos ou até nos aparelhos pessoais).

Além de constante, o acesso precisa ser também simples e rápido. Se esses dois quesitos forem atendidos, por si só são suficientes para aumentar a produtividade e reduzir custos de operação.

E, de novo, a nuvem está no centro dessa estratégia produtiva. É ela que torna possível automatizar tarefas e processos, permitir o acesso e a edição colaborativa mesmo que remotamente e agilizar a coleta e análise de dados — todas mudanças fundamentais para crescer em um mercado competitivo.

A TI como fomentadora de negócio

Mas não basta apenas aumentar a produtividade em processos e rotinas, grande parte do ganho que o setor pode proporcionar está fora do dia a dia da empresa. Está no planejamento e na visão de futuro.

A nuvem pode ser um grande parceiro para a TI, trabalhando em parceria para entregar níveis de segurança e disponibilidade sem onerar tanto o tempo dos profissionais da área, que cuidam somente da gestão do provedor. Dessa forma, os profissionais da área conseguem mais tempo para trabalhar em questões que proporcionem visibilidade para a TI, com um foco mais estratégico, e também contam com ganhos em produtividade devido ao tempo otimizado que pode ser utilizado para realizar novas tarefas.

No âmbito estratégico, é importante levar em consideração as competências e conhecimentos dos profissionais de TI para analisar o macro ambiente, sob a perspectiva tecnológica, uma atividade de grande importância para a empresa. Tecnologias que revolucionam os negócios surgem e se desenvolvem diariamente, exemplos como Uber e AirBNB que mudaram totalmente a forma como setores fazem negócios. Nesse contexto, o TI deve acompanhar essas tendências e tecnologias para entender quais são as oportunidades e ameaças para o negócio e como suas empresas podem surfar nessas ondas, ou serem engolidos por elas.

E quem melhor do que o gerente de TI para utilizar a tecnologia a favor da inovação?

Então, comece agora mesmo a pesquisar novas formas de introduzir os seus conhecimentos na estratégia da empresa. Discuta com os diretores o valor de recursos como a nuvem para a produtividade empresarial e sugira o próximo passo: utilizar a tecnologia com aliada nos negócios.

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